Phần mềm POS là gì?
Phần mềm POS (Point of Sale) là phần mềm xử lý giao dịch tại điểm bán hàng: tính tiền, áp dụng khuyến mại, nhận thanh toán, in hóa đơn và ghi nhận tồn kho ngay khi đơn hàng hoàn tất. Phần mềm POS hiện đại còn quản lý khách hàng thân thiết, theo dõi doanh thu và đồng bộ dữ liệu về văn phòng trung tâm.
Với doanh nghiệp bán lẻ, POS là nơi sinh ra dữ liệu bán ra (sell-out) chính xác nhất: mặt hàng nào bán chạy, cửa hàng nào hiệu quả, chương trình khuyến mại nào thực sự tạo ra doanh thu. Khi số điểm bán tăng lên, dữ liệu này giúp ban lãnh đạo nắm tình hình cả chuỗi mà không phải chờ báo cáo thủ công.
Một giao dịch trên phần mềm POS diễn ra như thế nào?
- Thu ngân mở phiên bán hàng (mở ca) trên màn hình POS.
- Quét mã vạch hoặc chọn sản phẩm; hệ thống tự lấy đúng giá của cửa hàng đó.
- Hệ thống áp dụng khuyến mại, voucher và điểm tích lũy của khách hàng thân thiết (nếu có).
- Khách thanh toán bằng một hoặc nhiều hình thức: tiền mặt, thẻ, QR, ví điện tử.
- Hệ thống in hóa đơn hoặc phát hành hóa đơn điện tử, đồng thời trừ tồn kho và ghi nhận doanh thu.
- Cuối ca, thu ngân chốt ca và đối chiếu quỹ tiền mặt.
Phần mềm POS khác gì phần mềm quản lý bán hàng?
Phần mềm POS tập trung vào giao dịch tại điểm bán. Phần mềm quản lý bán hàng có phạm vi rộng hơn: kho, khách hàng, đơn hàng online và báo cáo. Trên thực tế, phần lớn sản phẩm hiện nay kết hợp cả hai, nên khi so sánh, bạn nên nhìn vào chức năng cụ thể thay vì tên gọi.
Hệ thống POS là gì? Gồm những thành phần nào?
Hệ thống POS là tập hợp phần mềm, thiết bị tại quầy và các kết nối cùng vận hành để xử lý việc bán hàng. Nhiều người dùng lẫn lộn “máy POS” (phần cứng) với “phần mềm POS”, trong khi một hệ thống hoàn chỉnh cần cả ba lớp dưới đây.
Lớp | Gồm những gì | Vai trò |
|---|---|---|
Phần mềm | Màn hình bán hàng, quản lý sản phẩm, bảng giá, khuyến mại, khách hàng, kho, báo cáo | Xử lý nghiệp vụ và lưu dữ liệu |
Thiết bị tại quầy | Máy tính quầy, máy tính bảng hoặc thiết bị POS cảm ứng, máy quét mã vạch, cân điện tử, máy in hóa đơn, két tiền, màn hình phụ cho khách | Thao tác bán hàng và in chứng từ |
Kết nối | Thanh toán (tiền mặt, thẻ, QR, ví điện tử), hóa đơn điện tử, kho, kế toán, ERP, đơn vị vận chuyển, kênh bán online | Đưa dữ liệu từ điểm bán đi đúng nơi cần |
Lớp kết nối thường bị đánh giá thấp khi mua, nhưng lại quyết định việc kế toán có phải nhập lại số liệu cuối ngày hay không.
Phần mềm bán hàng POS có những tính năng nào?
Khi so sánh các phần mềm bán hàng POS, hãy chia tính năng thành ba nhóm để biết mình cần đến đâu.
Nhóm tính năng bán hàng tại quầy
- Màn hình bán hàng thao tác nhanh, mở phiên và đóng phiên.
- Nhiều hình thức thanh toán trên cùng một đơn.
- Áp dụng chương trình khuyến mại, mã giảm giá, tích điểm và sử dụng điểm.
- Xuất hóa đơn điện tử ngay từ đơn hàng.
- Quản lý đơn bán và đơn trả hàng.
- Quản lý quỹ tiền mặt tại điểm bán.
Nhóm tính năng cho chuỗi nhiều điểm bán
- Khai báo cửa hàng, điểm bán, kho và phương thức thanh toán cho từng cửa hàng.
- Bảng giá và chương trình khuyến mại, voucher, coupon kiểm soát tập trung.
- Chương trình khách hàng thân thiết dùng chung: quy tắc tích điểm và sử dụng điểm.
- Tồn kho theo thời gian thực, tiếp nhận và điều phối yêu cầu hàng hóa giữa kho và cửa hàng.
- Mua hàng dựa trên tồn kho tối thiểu và yêu cầu của cửa hàng; kiểm kê định kỳ.
- Báo cáo bán lẻ và kho vận, phân tích đa chiều.
Nhóm tính năng mở rộng
- Hoạt động cả online và offline.
- Tích hợp đơn vị vận chuyển và theo dõi vận đơn.
- Ghi nhận doanh thu, chi phí cửa hàng và báo cáo lãi lỗ (P&L) theo từng cửa hàng.
- Liên thông với ERP và các hệ thống bán hàng online.
Có những loại phần mềm POS nào? Chọn theo mô hình kinh doanh
Không có phần mềm POS tốt nhất cho mọi doanh nghiệp, chỉ có phần mềm phù hợp nhất với quy mô và chiến lược của bạn.
Cửa hàng bán lẻ nhỏ (1 đến 2 điểm bán)
Ưu tiên phần mềm dễ dùng, tự cài đặt được, thuê bao theo tháng hoặc năm. Nhu cầu chủ yếu là tính tiền, in hóa đơn và theo dõi tồn kho cơ bản.
Cửa hàng tiện lợi và siêu thị mini
Mô hình này có nhiều mã hàng và tần suất giao dịch cao. Hãy ưu tiên tốc độ quét mã vạch, quản lý hạn dùng, cân điện tử và khả năng bán hàng khi mất mạng.
Chuỗi cửa hàng cần quản lý tập trung
Từ khoảng năm cửa hàng trở lên, bài toán chuyển từ “bán hàng” sang “quản trị chuỗi”: giá và khuyến mại thống nhất, điều phối hàng giữa kho và cửa hàng, báo cáo lãi lỗ từng điểm bán. Lúc này, phần mềm POS cho chuỗi bán lẻ có quản lý tập trung là lựa chọn phù hợp hơn phần mềm dành cho cửa hàng đơn lẻ.
Doanh nghiệp bán lẻ kết hợp phân phối
Doanh nghiệp vừa có kênh bán lẻ vừa có kênh phân phối qua nhà phân phối, đại lý cần POS liên thông với kho, kế toán, mua hàng và công nợ. Dùng POS và ERP trên cùng một nền tảng giúp tránh nhập liệu trùng lặp giữa nhiều phần mềm rời rạc.
Ba mô hình mua phần mềm POS
Phần mềm miễn phí | Phần mềm đóng gói, thuê bao | Giải pháp triển khai theo dự án | |
|---|---|---|---|
Phù hợp | Cửa hàng rất nhỏ, nhu cầu cơ bản | Cửa hàng nhỏ và vừa | Chuỗi bán lẻ, doanh nghiệp cần tùy chỉnh và tích hợp |
Thế mạnh | Chi phí ban đầu thấp | Dùng nhanh, tự cài đặt | Tùy chỉnh theo quy trình, liên thông ERP, kiểm soát dữ liệu |
Cần lưu ý | Kiểm tra giới hạn tính năng, số chứng từ và hỗ trợ | Khả năng tùy chỉnh và tích hợp sâu thường hạn chế | Có khảo sát, cấu hình, chạy thử nên cần thời gian triển khai |
Bảng mang tính tham khảo chung theo mô hình; tính năng và gói dịch vụ cụ thể khác nhau giữa từng nhà cung cấp.
Cách chọn phần mềm POS: 7 tiêu chí cần đánh giá
- Chức năng đáp ứng quy trình bán hàng: bảng giá theo cửa hàng, khuyến mại, voucher, tích điểm, thanh toán QR, đổi trả.
- Kết nối thiết bị và hóa đơn điện tử: máy in, máy quét mã vạch, cân điện tử, két tiền; hóa đơn điện tử xuất trực tiếp từ đơn hàng, không phải nhập lại. Quy định về hóa đơn điện tử thay đổi theo từng thời kỳ, vì vậy hãy hỏi nhà cung cấp phần mềm đã cập nhật theo quy định hiện hành chưa.
- Khả năng mở rộng nhiều cửa hàng: thêm cửa hàng mới chủ yếu bằng cấu hình, quản lý tập trung sản phẩm, giá, khuyến mại và tồn kho.
- Tích hợp kế toán, kho, ERP: doanh thu, công nợ, nhập xuất kho từ điểm bán tự động chuyển sang hệ thống khác.
- Hoạt động offline và đồng bộ: mất mạng không được làm dừng việc bán hàng.
- Bảo mật dữ liệu: phân quyền, nhật ký thao tác, nơi lưu trữ dữ liệu. Doanh nghiệp lớn có thể cần hệ thống đặt trên server riêng.
- Chi phí, triển khai và hỗ trợ: tính tổng chi phí sở hữu trong 3 đến 5 năm, không chỉ giá mua ban đầu.
Các khoản cấu thành tổng chi phí sở hữu
Khoản mục | Cần hỏi nhà cung cấp |
|---|---|
Bản quyền hoặc thuê bao | Tính theo năm, theo cửa hàng hay theo người dùng? |
Phí theo điểm bán | Mở thêm cửa hàng, thêm quầy thu ngân phát sinh phí gì? |
Phần cứng | Dùng được thiết bị sẵn có không, hay phải mua mới? |
Triển khai và đào tạo | Gồm khảo sát, cấu hình, chuyển dữ liệu, đào tạo nhân viên? |
Tùy chỉnh và tích hợp | Kết nối ERP, kế toán, hóa đơn điện tử, vận chuyển tính phí thế nào? |
Bảo trì, hỗ trợ | Kênh hỗ trợ, khung giờ phản hồi, phí hằng năm? |
5 câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp trước khi quyết định
- Mở thêm cửa hàng thì chi phí và thao tác thay đổi thế nào? Hỏi rõ phí phát sinh cho mỗi cửa hàng, máy POS, người dùng và thời gian đưa một cửa hàng mới vào vận hành.
- Phần mềm có hoạt động offline không? Hãy yêu cầu ngắt mạng ngay trong buổi demo, bán thử vài đơn rồi kiểm tra dữ liệu sau khi kết nối lại.
- Chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ như thế nào? Danh mục hàng hóa, khách hàng thân thiết, điểm tích lũy và tồn kho đầu kỳ cần được chuyển đầy đủ.
- Hỗ trợ và đào tạo sau triển khai gồm những gì? Xác định kênh hỗ trợ, thời gian phản hồi và đào tạo cho nhân viên mới.
- Có demo trên quy trình thật của doanh nghiệp không? Demo với dữ liệu mẫu luôn trơn tru; hãy thử một chương trình khuyến mại phức tạp hoặc một lần điều chuyển hàng giữa hai cửa hàng.
Bạn có thể xem thêm bản so sánh các đơn vị cung cấp trong bài Top 5 đơn vị cung cấp phần mềm POS tốt nhất tại Việt Nam.
iziPOS: phần mềm POS cho chuỗi bán lẻ, tích hợp ERP
iziPOS là hệ thống phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng do Công ty TNHH IZISolution phát triển. IZISolution thành lập năm 2016, chuyên về ERP và chuyển đổi số cho doanh nghiệp Việt Nam, đã thực hiện hơn 100 dự án. iziPOS cho phép quản lý và điều hành tập trung các hoạt động của chuỗi cửa hàng.
Điểm nổi bật của iziPOS:
- Quản lý toàn diện hoạt động bán lẻ, tích hợp với các phân hệ khác của hệ thống ERP.
- Sở hữu hệ thống riêng trên server của doanh nghiệp, hoặc triển khai trên cloud.
- Tùy chỉnh linh hoạt theo quy trình của từng doanh nghiệp.
- Quản lý cung ứng hàng hóa cho chuỗi cửa hàng.
- Kiểm soát chặt chẽ chương trình khuyến mại, hạn chế gian lận.
- Hoạt động online và offline; giao diện trực quan, dễ sử dụng.
- Tiết kiệm chi phí triển khai và chi phí quản lý dài hạn.
Lợi ích theo vai trò:
- Lãnh đạo: quản lý chuỗi cửa hàng từ xa, có báo cáo chính xác và nhanh để ra quyết định điều hành.
- Giám đốc bán hàng, quản lý: theo dõi doanh số và hiệu quả từng điểm bán, kiểm soát bảng giá và chương trình khuyến mại cho từng cửa hàng.
- Nhân viên bán hàng: thao tác bán hàng đơn giản, dễ áp dụng bảng giá và khuyến mại, theo dõi doanh thu theo thời gian thực.
“Từ khi triển khai iziPOS, quy trình bán hàng tại các điểm bán nhanh và chính xác hơn. Ban quản lý dễ theo dõi doanh số, tồn kho, khuyến mãi tức thời hiệu quả.” — Mr. Tiến, Phó giám đốc HomeFarrm
iziPOS phù hợp với: chuỗi bán lẻ và doanh nghiệp phân phối cần quản lý tập trung, liên thông dữ liệu POS, kho, kế toán và ERP.
Lưu ý: iziPOS triển khai theo dự án, có khảo sát và tùy chỉnh quy trình, nên không phải lựa chọn cho cửa hàng đơn lẻ muốn tự cài đặt và dùng ngay trong ngày.
Xem chi tiết các phân hệ tại trang Tính năng iziPOS hoặc các chuỗi cửa hàng đang sử dụng.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm POS
Phần mềm POS và phần mềm quản lý bán hàng có khác nhau không?
Phần mềm POS tập trung vào giao dịch tại điểm bán. Phần mềm quản lý bán hàng rộng hơn, gồm kho, khách hàng, đơn hàng online và báo cáo. Hiện nay phần lớn sản phẩm trên thị trường kết hợp cả hai.
Phần mềm POS có dùng được khi mất mạng không?
Tùy từng phần mềm. Nếu có chế độ offline, phần mềm vẫn ghi nhận đơn khi mất kết nối và tự đồng bộ khi mạng trở lại. Hãy yêu cầu thử trực tiếp trong buổi demo.
Chi phí phần mềm POS gồm những khoản nào?
Thường gồm phí bản quyền hoặc thuê bao, phí theo cửa hàng hoặc người dùng, thiết bị phần cứng, chi phí triển khai và đào tạo, phí bảo trì hằng năm. Với giải pháp cho chuỗi, có thể phát sinh thêm chi phí tùy chỉnh và tích hợp.
Triển khai phần mềm POS mất bao lâu?
Phần mềm đóng gói cho cửa hàng nhỏ có thể dùng ngay trong ngày. Giải pháp cho chuỗi tích hợp ERP thường cần từ vài tuần đến vài tháng, qua các bước khảo sát, cấu hình, chạy thử và vận hành chính thức.
Phần mềm POS có xuất được hóa đơn điện tử không?
Phần lớn phần mềm POS hiện nay hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử từ đơn hàng. Bạn nên hỏi nhà cung cấp đã cập nhật theo quy định hiện hành chưa và có kết nối với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử bạn đang dùng không.
Phần mềm POS miễn phí có phù hợp với chuỗi cửa hàng không?
Phần mềm miễn phí phù hợp với cửa hàng nhỏ có nhu cầu cơ bản. Chuỗi nhiều điểm bán thường cần quản lý giá, khuyến mại, kho và báo cáo tập trung, nên cần đánh giá kỹ giới hạn của phần mềm miễn phí trước khi chọn.
Kết luận
Phần mềm POS không chỉ là công cụ tính tiền. Với chuỗi bán lẻ, đó là nơi dữ liệu bán hàng, kho, khuyến mại và khách hàng gặp nhau. Cửa hàng nhỏ có thể bắt đầu bằng phần mềm đóng gói dễ dùng; khi mở rộng thành chuỗi hoặc cần liên thông với kế toán và ERP, hãy chọn giải pháp quản lý tập trung ngay từ đầu để không phải đổi hệ thống giữa chừng.
Đăng ký demo iziPOS: xem iziPOS vận hành với quy trình bán hàng, khuyến mại và điều phối hàng hóa của chuỗi bạn. Đăng ký demo hoặc gọi hotline 096 457 8234.