POS là gì, SKU khác barcode thế nào, sell-in và sell-out khác nhau ra sao? Làm việc trong ngành bán lẻ, bạn sẽ gặp hàng chục thuật ngữ như vậy mỗi ngày. Bài viết này tổng hợp hơn 45 thuật ngữ trong bán hàng và vận hành POS, chia theo 6 nhóm: POS và thiết bị, quầy thu ngân, sản phẩm và kho, giá và khuyến mại, chỉ số bán lẻ, kênh phân phối. Mỗi thuật ngữ có định nghĩa ngắn kèm ví dụ hoặc công thức để dùng được ngay.
POS là gì trong bán hàng?
1. POS là gì?
POS (Point of Sale) là điểm bán hàng, nơi diễn ra giao dịch giữa người bán và người mua, thường là quầy thu ngân. Trong thực tế, "POS" còn được dùng để chỉ thiết bị và phần mềm thực hiện giao dịch tại điểm đó: tính tiền, nhận thanh toán, in hóa đơn và ghi nhận dữ liệu bán hàng.
Lưu ý: ở Việt Nam, cụm "máy POS" thường được hiểu là máy quẹt thẻ ngân hàng. Trong bài này, POS được hiểu theo nghĩa rộng là cả hệ thống bán hàng tại quầy.
2. Hệ thống POS là gì?
Hệ thống POS là tập hợp phần cứng và phần mềm phục vụ bán hàng tại quầy. Một hệ thống POS điển hình gồm:
- Thiết bị chạy phần mềm: máy tính, máy tính bảng hoặc máy POS cầm tay.
- Máy quét mã vạch: đọc mã sản phẩm thay cho gõ tay.
- Máy in hóa đơn: in biên lai cho khách.
- Két tiền: cất tiền mặt, thường mở tự động khi thanh toán.
- Thiết bị thanh toán: máy quẹt thẻ, màn hình hiển thị mã QR.
- Cân điện tử: cho hàng bán theo trọng lượng như rau quả, thực phẩm tươi.
- Phần mềm POS: "bộ não" kết nối tất cả thiết bị trên.
3. Phần mềm POS là gì?
Phần mềm POS là phần mềm cài trên thiết bị tại quầy để tính tiền, áp giá và khuyến mại, nhận thanh toán, xuất hóa đơn và lưu dữ liệu từng giao dịch. Nếu bạn đang chọn giải pháp, có thể xem bài so sánh các phần mềm POS phổ biến (→ link: bài Top 5 đơn vị cung cấp phần mềm POS) tại Việt Nam.
4. Phân biệt POS, mPOS, máy tính tiền và ERP
Thuật ngữ | Là gì | Dùng khi |
|---|---|---|
POS | Hệ thống bán hàng tại quầy cố định, gồm phần cứng và phần mềm | Cửa hàng, siêu thị có quầy thu ngân |
mPOS (mobile POS) | POS chạy trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy cầm tay | Bán hàng lưu động, hội chợ, giao hàng thu tiền, giờ cao điểm |
Máy tính tiền | Thiết bị tính tiền và in hóa đơn tại quầy; trong quy định thuế còn gắn với "hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền" | Cửa hàng bán lẻ cần xuất hóa đơn ngay tại quầy |
ERP | Hệ thống quản trị toàn doanh nghiệp: kho, mua hàng, kế toán, nhân sự | Doanh nghiệp nhiều điểm bán, cần dữ liệu tập trung |
Nói gọn: POS lo việc bán, ERP lo việc quản trị phía sau. Trong mô hình chuỗi, POS đẩy dữ liệu bán hàng về ERP để cập nhật kho và kế toán.
Các thuật ngữ trong bán hàng tại quầy
1. Phiên bán hàng, quỹ tiền mặt, đơn bán hàng, đơn trả hàng
- Phiên bán hàng (ca bán hàng): khoảng thời gian một thu ngân bán hàng trên một quầy, từ lúc mở ca đến lúc đóng ca. Mọi đơn hàng và khoản thu đều gắn với một phiên.
- Quỹ tiền mặt (két tiền): số tiền mặt trong két tại quầy. Đầu ca thu ngân khai báo tiền đầu ca; cuối ca hệ thống tính số tiền lẽ ra phải có để đối chiếu.
- Kết ca (đóng phiên): thao tác cuối ca gồm đếm tiền, so với doanh thu trên hệ thống, ghi nhận chênh lệch nếu có.
- Đơn bán hàng: chứng từ ghi nhận một giao dịch bán: mặt hàng, số lượng, giá, khuyến mại, phương thức thanh toán.
- Đơn trả hàng: chứng từ ghi nhận khách trả lại hàng, giúp hoàn tiền và nhập lại kho đúng quy trình.
2. Thanh toán QR, ví điện tử, đối soát
- Thanh toán QR: khách quét mã QR bằng ứng dụng ngân hàng hoặc ví để chuyển tiền. Mã có thể in sẵn (tĩnh) hoặc tạo theo từng đơn kèm số tiền (động); mã động giúp hệ thống tự xác nhận đã thanh toán.
- Ví điện tử: tài khoản điện tử dùng để thanh toán, được cấp bởi tổ chức trung gian thanh toán.
- Đối soát: so khớp giao dịch ghi nhận trên phần mềm với tiền thực nhận ở ngân hàng, ví hoặc két tiền, để phát hiện thiếu, thừa hoặc giao dịch lỗi.
3. Hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử: hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử thay cho hóa đơn giấy.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: loại hóa đơn điện tử xuất ngay tại quầy từ hệ thống tính tiền, phù hợp với bán lẻ có nhiều giao dịch nhỏ. Từ ngày 01/7/2026, quy định về hóa đơn thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Thuật ngữ về sản phẩm và kho
1. SKU, barcode, QR code
- SKU (Stock Keeping Unit): mã quản lý hàng hóa do doanh nghiệp tự đặt cho từng biến thể sản phẩm. Ví dụ: áo thun trắng size M và size L là hai SKU khác nhau.
- Barcode (mã vạch): dãy vạch đen trắng mã hóa một dãy số, đọc bằng máy quét. Mã EAN-13 do GS1 Việt Nam cấp thường bắt đầu bằng 893. Một SKU có thể gắn nhiều mã vạch, ví dụ mã của lẻ chai và mã của cả thùng.
- QR code: mã hai chiều chứa được nhiều thông tin hơn mã vạch, thường dùng cho thanh toán, truy xuất nguồn gốc hoặc thẻ thành viên.
2. Tồn kho, tồn tối thiểu, kiểm kê
- Tồn kho: số lượng hàng hiện có tại một kho hoặc một cửa hàng ở một thời điểm.
- Tồn tối thiểu: mức tồn thấp nhất cần giữ để không đứt hàng. Khi tồn xuống dưới mức này, cần bổ sung hàng.
- Kiểm kê: đếm số lượng thực tế và so với tồn trên hệ thống. Chênh lệch được xử lý bằng phiếu điều chỉnh có người phê duyệt.
3. Yêu cầu hàng hóa, điều phối, điều chuyển
- Yêu cầu hàng hóa: phiếu cửa hàng gửi kho tổng để xin bổ sung hàng.
- Điều phối hàng hóa: việc kho tổng tổng hợp yêu cầu từ nhiều cửa hàng và quyết định xuất hàng gì, cho ai, bao nhiêu.
- Điều chuyển: nghiệp vụ chuyển hàng giữa hai kho, ví dụ từ kho tổng ra cửa hàng hoặc giữa hai cửa hàng. Tồn chỉ cộng vào kho nhận khi có xác nhận đã nhận hàng.
Thuật ngữ về giá và khuyến mại
1. Bảng giá, chiết khấu, CTKM
- Bảng giá: danh sách giá bán áp dụng cho một nhóm đối tượng: theo cửa hàng, khu vực, nhóm khách hoặc số lượng mua.
- Chiết khấu: khoản giảm trừ trên giá bán, tính theo phần trăm hoặc số tiền. Chiết khấu thương mại thường dành cho khách mua số lượng lớn.
- CTKM (chương trình khuyến mại): tập hợp ưu đãi có điều kiện và thời hạn rõ ràng, ví dụ "mua 2 tặng 1" hay "giảm 10% cho đơn từ 500.000 đồng".
2. Voucher, coupon, promotion code
Ba khái niệm này hay bị dùng lẫn. Cách phân biệt phổ biến:
- Voucher: phiếu có mệnh giá, dùng thay tiền mặt khi thanh toán, ví dụ phiếu quà tặng 200.000 đồng.
- Coupon: phiếu giảm giá theo phần trăm hoặc số tiền, thường kèm điều kiện như giá trị đơn tối thiểu.
- Promotion code (mã khuyến mại): chuỗi ký tự khách nhập hoặc đọc khi thanh toán để nhận ưu đãi, phổ biến ở kênh online.
3. Tích điểm, hạng thành viên
- Tích điểm: khách nhận điểm theo giá trị mua hàng, sau đó đổi điểm lấy quà hoặc giảm giá.
- Hạng thành viên: phân hạng khách hàng (ví dụ Bạc, Vàng, Kim cương) theo tổng chi tiêu; hạng càng cao, ưu đãi càng lớn. Trong chuỗi, điểm và hạng nên dùng chung ở mọi cửa hàng.
Thuật ngữ về chỉ số bán lẻ
1. Doanh thu, doanh thu thuần, lợi nhuận gộp, P&L
- Doanh thu: tổng tiền bán hàng trong kỳ, chưa trừ các khoản giảm trừ.
- Doanh thu thuần: doanh thu sau khi trừ các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Cách hạch toán các khoản này theo chế độ kế toán hiện hành tại Thông tư 99/2025/TT-BTC.
- Giá vốn hàng bán: chi phí để có số hàng đã bán, gồm giá mua và các chi phí liên quan.
- Lợi nhuận gộp: doanh thu thuần trừ giá vốn hàng bán.
- P&L (Profit and Loss): báo cáo lãi lỗ, cho biết sau khi trừ mọi chi phí (mặt bằng, nhân sự, điện nước...) thì lãi hay lỗ. Với chuỗi, nên lập P&L riêng cho từng cửa hàng.
2. Giá trị đơn hàng trung bình (AOV), tỷ lệ chuyển đổi
- AOV (Average Order Value): giá trị trung bình mỗi đơn. Công thức: doanh thu ÷ số đơn hàng. Ví dụ: 50 triệu đồng từ 400 đơn thì AOV là 125.000 đồng.
- Tỷ lệ chuyển đổi: tỷ lệ khách vào cửa hàng có mua hàng. Công thức: số đơn hàng ÷ số lượt khách vào × 100%. Muốn tính chỉ số này tại cửa hàng cần có thiết bị đếm lượt khách.
3. Vòng quay hàng tồn kho
- Vòng quay hàng tồn kho: số lần hàng tồn được bán hết và nhập lại trong kỳ. Công thức: giá vốn hàng bán ÷ tồn kho bình quân. Vòng quay càng cao, hàng càng ít bị đọng vốn.
- Số ngày tồn kho: số ngày trung bình hàng nằm trong kho. Công thức: 365 ÷ vòng quay hàng tồn kho (tính theo năm).
Thuật ngữ về kênh bán hàng và phân phối
1. Đa kênh (omnichannel)
- Multichannel (đa kênh): bán trên nhiều kênh như cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, nhưng mỗi kênh vận hành riêng.
- Omnichannel (hợp kênh): các kênh dùng chung dữ liệu hàng hóa, tồn kho, khách hàng và khuyến mại. Khách có thể đặt online, nhận tại cửa hàng, dùng điểm tích lũy ở mọi kênh.
2. Sell-in, sell-out
- Sell-in: hàng doanh nghiệp bán vào kênh phân phối, tức bán cho nhà phân phối, đại lý hoặc nhà bán lẻ.
- Sell-out: hàng được bán ra cho người tiêu dùng cuối tại điểm bán. Dữ liệu sell-out phản ánh nhu cầu thật của thị trường, còn sell-in cao mà sell-out thấp là dấu hiệu hàng đang tồn trong kênh.
3. Nhà phân phối, kênh GT, MT, HORECA
- Nhà phân phối: đơn vị mua hàng từ nhà sản xuất và phân phối lại cho các điểm bán trong một khu vực.
- Kênh GT (General Trade): kênh truyền thống gồm tạp hóa, chợ, cửa hàng nhỏ lẻ.
- Kênh MT (Modern Trade): kênh hiện đại gồm siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi, trung tâm thương mại.
- Kênh HORECA (Hotel, Restaurant, Café): khách sạn, nhà hàng, quán cà phê, nơi hàng hóa được tiêu thụ tại chỗ.
Muốn biết chuỗi của bạn đã cần phần mềm quản lý chưa? Làm bài tự đánh giá 10 câu hỏi, chỉ mất khoảng 3 phút.
Ứng dụng thuật ngữ vào thực tế với iziPOS
Hiểu thuật ngữ là bước đầu. Bước tiếp theo là thấy chúng vận hành trong một hệ thống thật.
1. Các nhóm chức năng iziPOS tương ứng với từng nhóm thuật ngữ
Nhóm thuật ngữ | Chức năng tương ứng trên iziPOS |
|---|---|
Bán hàng tại quầy | Mở và đóng phiên bán hàng, quản lý quỹ tiền mặt, đơn bán, đơn trả; bán được cả khi mất mạng |
Thanh toán và hóa đơn | Tiền mặt, thẻ, QR, tách hóa đơn, thanh toán liên cửa hàng; xuất hóa đơn điện tử |
Sản phẩm và kho | Nhiều mã vạch cho một sản phẩm, biến thể, đơn vị tính; yêu cầu hàng, điều phối, kiểm kê định kỳ |
Giá và khuyến mại | Bảng giá theo cửa hàng, CTKM, voucher, coupon, thẻ quà tặng, tích điểm khách hàng thân thiết |
Chỉ số bán lẻ | Báo cáo bán lẻ và kho vận theo thời gian thực, báo cáo lãi lỗ (P&L) theo cửa hàng |
2. Kết nối iziPOS với các module của ERPViet
iziPOS chạy trên cùng nền tảng với ERPViet, nên dữ liệu từ quầy đi thẳng vào các module phía sau:
- Kho: mỗi đơn bán trừ tồn đúng kho cửa hàng; điều chuyển và kiểm kê ghi nhận ngay.
- Mua hàng: đề xuất mua khi tồn dưới mức tối thiểu.
- Kế toán: doanh thu, thanh toán, quỹ tiền mặt được ghi nhận theo từng phiên bán hàng.
- Thương mại điện tử: đồng bộ danh mục, giá và đơn hàng với kênh online.
Đăng ký demo iziPOS
Xem trực tiếp phiên bán hàng, bảng giá, điều chuyển kho và báo cáo P&L vận hành ra sao trên quy trình thực tế của doanh nghiệp bạn.
Câu hỏi thường gặp
POS là viết tắt của Point of Sale, nghĩa là điểm bán hàng. Trong bán lẻ, POS thường chỉ hệ thống bán hàng tại quầy gồm phần cứng và phần mềm.
Ở Việt Nam, "máy POS" thường là máy quẹt thẻ ngân hàng, chỉ xử lý thanh toán thẻ. Phần mềm POS xử lý toàn bộ giao dịch bán hàng: tính tiền, khuyến mại, hóa đơn, tồn kho và báo cáo.
mPOS (mobile POS) là hệ thống POS chạy trên thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng hoặc máy cầm tay, dùng khi bán hàng lưu động hoặc cần thêm quầy giờ cao điểm.
SKU là mã quản lý nội bộ do doanh nghiệp tự đặt cho từng biến thể sản phẩm. Mã vạch là mã in trên bao bì để máy quét đọc. Một SKU có thể gắn với nhiều mã vạch.
Kết luận
Từ "POS là gì" đến sell-in, sell-out hay vòng quay hàng tồn kho, nắm vững các thuật ngữ trong bán hàng giúp đội ngũ vận hành, kế toán và quản lý nói cùng một ngôn ngữ. Hãy lưu lại bài viết này làm từ điển tra cứu, và dùng các công thức ở mục chỉ số bán lẻ để bắt đầu đo lường hiệu quả từng cửa hàng ngay từ hôm nay.