Phần mềm cloud là gì? On-premise là gì?
Phần mềm cloud là phần mềm chạy trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, người dùng truy cập qua internet bằng trình duyệt hoặc ứng dụng. Doanh nghiệp không phải tự mua máy chủ, cài đặt hay bảo trì hạ tầng; nhà cung cấp lo phần này và thường tính phí theo kỳ.
Phần mềm on-premise (tại chỗ) được cài đặt và vận hành ngay trên hạ tầng của doanh nghiệp, thường là máy chủ đặt trong văn phòng hoặc phòng máy riêng. Doanh nghiệp sở hữu hệ thống và chịu trách nhiệm vận hành, đổi lại có quyền chủ động cao hơn.
Giữa hai mô hình này là điện toán đám mây (cloud computing): cách cung cấp tài nguyên công nghệ thông tin, từ máy chủ, lưu trữ đến phần mềm, qua internet theo nhu cầu. Cần phân biệt phần mềm cloud với dịch vụ lưu trữ file như Google Drive hay OneDrive. Lưu trữ file chỉ là một ứng dụng của điện toán đám mây, còn phần mềm cloud ở đây là cả hệ thống nghiệp vụ như bán hàng, kho, kế toán chạy trên nền đó.
Cloud POS và POS on-premise khác nhau ở đâu?
Cloud POS là phần mềm bán hàng chạy trên nền cloud. Khi thu ngân quét hàng và thanh toán, dữ liệu đơn hàng được gửi về máy chủ của nhà cung cấp. Báo cáo, tồn kho và giá bán đều nằm ở đó, nên quản lý có thể xem từ xa chỉ với kết nối internet.
POS on-premise gửi dữ liệu về máy chủ do doanh nghiệp sở hữu. Máy chủ này có thể đặt tại văn phòng trung tâm của chuỗi hoặc trong trung tâm dữ liệu mà doanh nghiệp thuê riêng. Hệ thống do đội IT của doanh nghiệp hoặc đơn vị triển khai vận hành.
Sự khác biệt cốt lõi nằm ở ba câu hỏi:
- Hạ tầng thuộc về ai?
- Ai chịu trách nhiệm vận hành, vá lỗi và nâng cấp?
- Dữ liệu bán hàng nằm ở đâu và ai nắm quyền kiểm soát?
Ưu điểm của điện toán đám mây khi áp dụng cho POS
Nhiều doanh nghiệp bán lẻ chọn cloud vì những lý do thực tế sau.
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn. Không cần mua máy chủ hay dựng phòng máy. Doanh nghiệp trả phí theo kỳ.
- Triển khai nhanh hơn. Nhà cung cấp đã có sẵn hạ tầng, nên thời gian đưa phần mềm vào vận hành thường ngắn hơn.
- Nâng cấp tự động. Phiên bản mới được nhà cung cấp cập nhật, doanh nghiệp không phải tự cài đặt.
- Truy cập từ xa. Chủ chuỗi và quản lý xem được doanh thu, tồn kho ở bất kỳ đâu có internet.
- Mở rộng linh hoạt. Thêm điểm bán hoặc người dùng thường chỉ là điều chỉnh cấu hình và gói dịch vụ.
Mỗi ưu điểm đi kèm một điều cần cân nhắc:
- Hoạt động phụ thuộc vào đường truyền internet.
- Phí thuê bao cộng dồn theo thời gian, nên tổng chi phí về lâu dài có thể không rẻ như tưởng.
- Mức độ bảo mật và quyền kiểm soát dữ liệu phụ thuộc vào nhà cung cấp.
- Khả năng tùy chỉnh sâu theo quy trình riêng thường hạn chế hơn.
Ưu điểm của on-premise là chủ động tùy chỉnh phần mềm theo quy trình riêng, dữ liệu nằm trong hạ tầng của doanh nghiệp và doanh nghiệp tự quyết định thời điểm nâng cấp. Đổi lại, doanh nghiệp phải đầu tư phần cứng, hạ tầng và có người vận hành.
On-premise vs cloud: bảng so sánh 9 tiêu chí
Tiêu chí | Cloud | On-premise |
|---|---|---|
Đầu tư ban đầu | Thấp hơn, thường trả theo thuê bao | Cao hơn: máy chủ, hạ tầng, bản quyền hoặc phí triển khai |
Thời gian triển khai | Thường nhanh hơn vì không phải dựng hạ tầng | Lâu hơn: dựng hạ tầng, cài đặt, cấu hình |
Mức độ tùy chỉnh | Thường theo khuôn của nhà cung cấp, tùy chỉnh sâu hạn chế hơn | Linh hoạt hơn theo quy trình riêng của doanh nghiệp |
Nâng cấp | Nhà cung cấp cập nhật, thường tự động | Doanh nghiệp chủ động chọn thời điểm |
Kiểm soát dữ liệu | Dữ liệu trên hạ tầng nhà cung cấp, bảo mật phụ thuộc nhà cung cấp | Dữ liệu trong hạ tầng của doanh nghiệp, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm bảo mật |
Khi mất mạng | Phụ thuộc đường truyền, cần có chế độ offline | Điểm bán trong mạng nội bộ vẫn chạy nếu mạng nội bộ ổn; điểm bán ở xa vẫn cần kết nối về trung tâm |
Tích hợp ERP, kế toán | Tùy khả năng mở kết nối của nhà cung cấp | Linh hoạt khi tích hợp sâu, đổi lại tốn công triển khai |
Chi phí dài hạn | Thuê bao cộng dồn theo thời gian | Đầu tư lớn lúc đầu, về sau là chi phí vận hành và nâng cấp; có thể thấp hơn nếu dùng nhiều năm |
Phụ thuộc nhà cung cấp | Cao hơn: giá, điều khoản, thời gian hỗ trợ | Phụ thuộc vào đội IT và đơn vị triển khai |
Bảng mang tính tham khảo chung theo mô hình. Chức năng và điều khoản cụ thể khác nhau giữa từng nhà cung cấp, nên không có đáp án đúng cho mọi doanh nghiệp.
Mất mạng giữa giờ cao điểm: cloud và on-premise xử lý thế nào?
Với cửa hàng bán lẻ, quầy thu ngân ngừng hoạt động trong giờ cao điểm là thiệt hại trực tiếp. Vì vậy, hãy phân biệt hai tình huống:
- Mất mạng nội bộ cửa hàng: các máy POS không nối được với nhau hoặc với máy chủ.
- Mất kết nối ra internet: mạng nội bộ vẫn ổn nhưng không ra được ngoài.
Phần mềm cloud nhạy cảm hơn với tình huống thứ hai vì dữ liệu nằm ngoài cửa hàng. Phần mềm on-premise nhạy cảm hơn với tình huống thứ nhất khi máy chủ đặt xa điểm bán. Dù chọn mô hình nào, điều quan trọng là phần mềm có chế độ bán hàng offline và tự đồng bộ khi kết nối trở lại.
Cách tự kiểm tra ngay trong buổi demo:
- Yêu cầu nhà cung cấp ngắt kết nối internet (hoặc mạng nội bộ) trên máy demo.
- Bán thử vài đơn, trong đó có một đơn áp dụng khuyến mại và một đơn thanh toán nhiều hình thức.
- Nối mạng lại, kiểm tra đơn hàng, tồn kho và doanh thu có được ghi nhận đúng không.
Nếu nhà cung cấp không làm được bài kiểm tra này trực tiếp, hãy hỏi kỹ về giới hạn của chế độ offline trước khi quyết định.
Tổng chi phí 3 đến 5 năm: đừng chỉ so giá ban đầu
So sánh giá tháng đầu tiên dễ dẫn đến kết luận sai. Cloud trông rẻ hơn lúc đầu nhưng phí thuê bao cộng dồn, còn on-premise tốn kém ban đầu nhưng chi phí về sau có thể thấp hơn nếu dùng nhiều năm. Hãy tính tổng chi phí sở hữu trong 3 đến 5 năm với các khoản sau.
Khoản mục | Cloud | On-premise |
|---|---|---|
Bản quyền hoặc thuê bao | Phí theo kỳ, tính theo cửa hàng hoặc người dùng | Bản quyền hoặc phí triển khai ban đầu |
Hạ tầng | Do nhà cung cấp lo, thường đã gồm trong phí | Máy chủ, lưu trữ, sao lưu, điện và làm mát |
Vận hành và bảo trì | Phần lớn do nhà cung cấp | Nhân sự IT hoặc hợp đồng bảo trì |
Nâng cấp | Thường nằm trong gói | Chi phí nâng cấp theo chu kỳ phần cứng và phần mềm |
Tùy chỉnh và tích hợp | Có thể tính thêm phí | Tính theo dự án |
Phần cứng tại quầy | Cả hai mô hình đều cần | Cả hai mô hình đều cần |
Cách làm: ghi từng khoản của mỗi phương án vào một bảng tính theo năm, cộng lại cho 3 và 5 năm, rồi so sánh. Đừng quên chi phí khi mở thêm cửa hàng, vì đây là khoản dễ phát sinh nhất.
Phần mềm bán hàng siêu thị: nên chọn cloud hay on-premise?
Siêu thị có những đặc thù khiến việc chọn hình thức triển khai quan trọng hơn so với cửa hàng nhỏ: số mã hàng lớn, cân điện tử, quản lý hạn dùng, nhiều quầy thu ngân hoạt động cùng lúc và áp lực giờ cao điểm. Một phần mềm bán hàng siêu thị cần ổn định ở tốc độ quét và xử lý, không chỉ có đủ tính năng trên giấy.
Siêu thị mini, một điểm bán
Nhu cầu chính là bán hàng nhanh, theo dõi tồn kho và hạn dùng. Phần mềm cloud đóng gói thường đủ dùng và tiết kiệm công vận hành, miễn là có chế độ offline và hỗ trợ cân điện tử, máy quét mã vạch.
Siêu thị và chuỗi nhiều điểm bán
Bài toán chuyển sang giá và khuyến mại thống nhất, điều phối hàng giữa kho và các cửa hàng, báo cáo từng điểm bán. Cả cloud lẫn on-premise đều làm được; hãy so sánh dựa trên khả năng quản lý tập trung, chi phí khi thêm điểm bán và yêu cầu tùy chỉnh.
Chuỗi lớn cần liên thông ERP và kế toán
Khi POS phải nối với kho, mua hàng, kế toán và công nợ, mức độ tùy chỉnh và tích hợp quan trọng hơn tốc độ triển khai. Lúc này on-premise hoặc cloud triển khai theo dự án thường phù hợp hơn phần mềm cloud đóng gói.
Chọn nhanh bằng 6 câu hỏi
Nếu bạn… | Nghiêng về |
|---|---|
Chỉ có một hoặc vài cửa hàng, muốn dùng ngay trong ngày | Cloud đóng gói |
Không có nhân sự IT để vận hành máy chủ | Cloud |
Cần tùy chỉnh phần mềm theo quy trình riêng | On-premise hoặc cloud triển khai theo dự án |
Muốn dữ liệu nằm hoàn toàn trong hạ tầng của mình | On-premise |
Cần liên thông POS với kho, kế toán, ERP | On-premise hoặc giải pháp triển khai theo dự án có tích hợp sâu |
Đường truyền internet tại cửa hàng không ổn định | Hệ thống có chế độ offline tốt, thường dễ kiểm soát hơn với on-premise đặt gần điểm bán |
Nếu câu trả lời của bạn rơi vào cả hai cột, mô hình lai (cloud kết hợp on-premise) đáng được cân nhắc.
Mô hình lai và cách “thoát” khi cần đổi nhà cung cấp
Mô hình lai kết hợp cả hai cách: phần dữ liệu cốt lõi đặt trên hạ tầng riêng, trong khi các điểm bán, báo cáo hoặc ứng dụng truy cập từ xa tận dụng đám mây. Đây là lựa chọn của doanh nghiệp vừa cần kiểm soát dữ liệu vừa cần quản lý từ xa.
Dù chọn hình thức nào, hãy hỏi nhà cung cấp ba câu về quyền sở hữu dữ liệu trước khi ký hợp đồng:
- Dữ liệu bán hàng, khách hàng và tồn kho thuộc về ai?
- Nếu muốn đổi nhà cung cấp, dữ liệu được xuất ra định dạng nào?
- Việc xuất dữ liệu mất bao lâu và có tốn phí không?
Đây là “đường thoát” mà nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ đến khi đã quá muộn.
iziPOS: triển khai on-premise hoặc cloud theo nhu cầu chuỗi
iziPOS là hệ thống phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng do Công ty TNHH IZISolution phát triển. IZISolution thành lập năm 2016, chuyên về ERP và chuyển đổi số cho doanh nghiệp Việt Nam, đã thực hiện hơn 100 dự án. iziPOS tích hợp với ERPViet và có thể triển khai trên server riêng của doanh nghiệp hoặc trên cloud, tùy nhu cầu, đồng thời hỗ trợ hoạt động cả online lẫn offline.
Điểm nổi bật:
- Quản lý tập trung bán hàng, kho, khuyến mại, khách hàng thân thiết và báo cáo cho cả chuỗi.
- Sở hữu hệ thống riêng khi chọn triển khai trên server của doanh nghiệp.
- Tùy chỉnh linh hoạt theo quy trình của từng doanh nghiệp.
- Quản lý cung ứng hàng hóa giữa kho và các cửa hàng.
- Kiểm soát chặt chẽ chương trình khuyến mại, hạn chế gian lận.
- Tiết kiệm chi phí triển khai và quản lý về dài hạn.
iziPOS phù hợp với chuỗi bán lẻ, siêu thị và doanh nghiệp phân phối cần quản lý tập trung, tùy chỉnh theo quy trình và liên thông dữ liệu với kho, kế toán, ERP. iziPOS triển khai theo dự án, có khảo sát và cấu hình, nên không phải lựa chọn cho cửa hàng đơn lẻ muốn tự cài đặt và dùng ngay trong ngày.
“Từ khi triển khai iziPOS, quy trình bán hàng tại các điểm bán nhanh và chính xác hơn. Ban quản lý dễ theo dõi doanh số, tồn kho, khuyến mãi tức thời hiệu quả.”
— Mr. Tiến, Phó giám đốc HomeFarrm
Xem chi tiết các phân hệ tại trang Tính năng iziPOS, hoặc đọc bài Phần mềm POS là gì? Cách chọn phần mềm bán hàng POS để nắm nền tảng trước khi chọn hình thức triển khai.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm cloud khác phần mềm cài trên máy tính thế nào?
Phần mềm cloud chạy trên máy chủ của nhà cung cấp và truy cập qua internet, nhà cung cấp lo vận hành và nâng cấp. Phần mềm cài trên máy tính hoặc server của doanh nghiệp (on-premise) do doanh nghiệp tự quản lý và vận hành.
Cloud POS có an toàn hơn on-premise không?
Không có câu trả lời chung. Với cloud, mức độ bảo mật phụ thuộc vào nhà cung cấp. Với on-premise, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm bảo mật. Hãy hỏi về phân quyền, nhật ký thao tác, sao lưu và nơi lưu trữ dữ liệu bất kể chọn mô hình nào.
Cloud POS có chạy khi mất mạng không?
Tùy từng phần mềm. Phần mềm có chế độ offline vẫn ghi nhận đơn khi mất kết nối và tự đồng bộ khi mạng trở lại. Hãy yêu cầu thử trực tiếp trong buổi demo.
On-premise có luôn rẻ hơn cloud về lâu dài không?
Không luôn luôn. On-premise tốn kém ban đầu nhưng chi phí về sau có thể thấp hơn nếu dùng nhiều năm. Kết quả còn phụ thuộc vào chi phí vận hành, nhân sự IT, nâng cấp và số lượng điểm bán, nên cần tính tổng chi phí 3 đến 5 năm cho từng trường hợp.
Siêu thị mini nên chọn cloud hay on-premise?
Với một điểm bán, nhu cầu cơ bản và không có nhân sự IT, phần mềm cloud đóng gói thường tiện hơn. Khi mở rộng thành chuỗi hoặc cần liên thông ERP, nên cân nhắc giải pháp tập trung có tùy chỉnh.
Có thể chuyển từ cloud sang on-premise, hoặc ngược lại, không?
Có thể, nhưng thuận lợi hay không phụ thuộc vào việc nhà cung cấp cho phép xuất dữ liệu đầy đủ và định dạng ra sao. Hãy hỏi rõ điều này trước khi ký hợp đồng.
Kết luận
Không có hình thức triển khai tốt nhất cho mọi doanh nghiệp, chỉ có hình thức phù hợp với quy mô, ngân sách và yêu cầu kiểm soát dữ liệu của bạn. Cửa hàng nhỏ cần dùng nhanh thường hợp với cloud đóng gói. Chuỗi bán lẻ và siêu thị cần quản lý tập trung, tùy chỉnh và liên thông ERP nên cân nhắc on-premise hoặc cloud triển khai theo dự án, và luôn tính tổng chi phí 3 đến 5 năm cùng khả năng bán offline trước khi quyết định.
Đăng ký demo iziPOS: xem iziPOS vận hành với quy trình bán hàng, khuyến mại và điều phối hàng hóa của chuỗi bạn, kể cả bài kiểm tra ngắt mạng. Đăng ký demo hoặc gọi hotline 096 457 8234.